Persondata

Personoplysninger hos ÆOF

ÆOF varetager administrationen af kurser og aktiviteter for Ældre Sagen Aarhus. Desuden andre foreninger som er kunder og afvikler aktiviteter gennem ÆOF.
Vi behandler kun personoplysninger til dette formål og ud fra legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelsen af dette formål. Og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
 
Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Oplysninger om tilmeldte til kurser og aktiviteter hos Ældre Sagen i Aarhus:
    - Kontakt og betalingsoplysninger: navn, adresse, telefon, e-mail, medlemsnummer og fødselsdato.
    - Oplysning vedrørende tilmelding og køb af kurser og aktiviteter.
    - CPR-nummer hvis man er udenbys og kurset er under folkeoplysningsloven.
    - Handicaperklæring hvis det er et hensyntagende hold under folkeoplysningsloven.
2) Oplysninger om ansatte undervisere og foredragsholdere:
     - Kontakt og betalingsoplysninger: navn, adresse, telefon, e-mail og CPR.
     - Oplysninger om skånehensyn vedrørende flexjob og skånejob.
     - Oplysninger om strafbare forhold ved eventuel indhentning af børneattest.
     - Skatteforhold der er nødvendige ved lønkørsel.     
     - Bankkonto ved aftale om transportgodtgørelse.
3) Oplysninger om frivillige undervisere uden løn:
     - Kontaktoplysninger: navn, adresse, telefon og e-mail.
     - Oplysninger om strafbare forhold ved eventuel indhentning af børneattest.
     - Bankkonto ved aftale om transportgodtgørelse.

Formål med behandling af persondata
 
Vi behandler kun personoplysninger med det formål at afvikle kurser og aktiviteter på en hensigtsmæssig og legitim måde:
1) Tilmeldte til kurser og aktiviteter:
     - Foreningens personhåndtering, herunder opkrævning af betalinger.
     - Foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
     - Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
2) Ansatte med løn:
     - Håndtering af den ansattes hverv og pligter i foreningen.
     - Opfyldelse af lovkrav, herunder indberetning til Virk.dk.
     - Udbetaling af løn, honorar og transportgodtgørelse og lignende.
     - Administration af relationen til foreningen.
3) Frivillige uden løn:
     - Almindelig registrering af den frivilliges aktiviteter og offentliggørelse i program og hjemmeside.
I det omfang vi behandler personoplysninger, vil denne behandling udelukkende være motiveret af legitime interesser, som er nødvendige for driften af ÆOF.
 
Videregivelse
 
ÆOF videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for ÆOF og Ældre Sagen Aarhus og eventuelle andre foreninger som er kunder hos ÆOF.
Vi videregiver ikke personoplysninger til markedsføring.
Vi videregiver dog personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der udfører opgaver for os f.eks. ved lønadministration og revision.
Desuden giver vi oplysninger til offentlige myndigheder i henhold til lovgivning på området f.eks. folkeoplysningsloven.
Persondata vedrørende aktiviteter under folkeoplysningsloven videregives til Aarhus Kommune eller en af denne udvalgt juridisk enhed med følgende formål:
at beregne og refundere tilskud til aftenskolen for deltagere der er omfattet af APEHØS-ordningen
    (Nedsat deltagerbetaling til arbejdsledige, pensionister, efterlønsmodtagere, handicappede, øvrige personer mellem
    60 og 65 år uden arbejdsindkomst samt studerende/lærlinge).
at anmode andre kommuner om mellemkommunal refusion for deltagere bosiddende udenfor Aarhus kommune.
at indhente handicaperklæringer til stikprøvekontrol.
at indhente deltagerlister til stikprøvekontrol.
 
Opbevaring og sletning
 
Vi vil opbevare personoplysninger vedrørende inaktive deltagere og undervisere i op til 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som oplysningen drejer sig om - jævnfør lovgivningen om bogføring. Derefter slettes oplysningerne.
Desuden eventuelt andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav.
 
Sikkerhed
 
ÆOF er medlem af landsforeningen Fora. Fora er et oplysningsforbund med fokus på læring og kreativitet i fællesskab. Fora består af både små og store foreninger og daghøjskoler, som fordeler sig over hele landet.
ÆOF har ikke egne IT-systemer, men benytter det system, der stilles til rådighed af Fora til medlemsforeningerne. Vores personoplysninger driftes derfor af Fora. Se mere på fora.dk.
Lokal adgang til personoplysninger fra PC er sikret med firewall, antivirus og adgangskode. Det samme gælder lokal behandling af personoplysninger til Aarhus Kommune.
Der gives kun adgang om personoplysninger, hvor det er nødvendigt. Og der er tavshedspligt for personer, der behandler personoplysninger.
ÆOF har databehandlingsaftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne som lønkørsel og informationsskærm.
Personfølsomme oplysninger på papir som handicaperklæringer opbevares i pengeskab.
 
Dine rettigheder
 
ÆOF er bevidst om personers rettigheder efter persondataforordningen. Retten til at blive oplyst, til indsigt i egne oplysninger, til berigtigelse, til sletning mv.
 
Vores kontaktoplysninger findes nedenfor.